Tài khoản
Đức Khôi
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp là những giấy tờ mà người tiến hành cần phải chuẩn bị để nộp lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ được cấp khi hồ sơ hợp lệ. Tại Việt Nam, vì tồn tại nhiều loại hình công ty nên mỗi một hồ sơ thành lập doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị theo các bộ khác nhau. Tùy thuộc vào quy định pháp luật mà sẽ có mẫu văn bản tương ứng để thực hiện.
Nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm những gì thì tại bài viết bên dưới, chúng tôi sẽ chi tiết hóa ra các giấy tờ với từng mô hình cụ thể để có những cái nhìn tổng quát khi có nhu cầu thành lập công ty.
Các thông tin yêu cầu trong soạn thảo hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Thông thường, các hồ sơ thành lập doanh nghiệp đều có mẫu cụ thể, bởi vậy, để hoàn thiện toàn bộ các giấy tờ trong hồ sơ thì bắt buộc người thực hiện phải nắm được các thông tin chi tiết theo quy định bao gồm:
Thông tin về tên công ty dự định thành lập
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, tên công ty được thể hiện dưới 03 hình thức và đảm bảo không được đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của các công ty đã đăng ký trước đó:
- Tên công ty bằng Tiếng Việt: Đảm bảo không trùng
- Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: Được dịch từ tên tiếng việt
- Tên công ty viết tắt: Có thể công ty tự đặt
Thông tin về loại hình công ty dự định thành lập
Thông tin về loại hình công ty dự định thành lập là một thông tin quan trọng yêu cầu khách hàng phải cung cấp để chọn tên công ty, soạn thảo vào đơn và tổng hợp các nội dung chính trong điều lệ công ty. Theo đó, quý khách hàng có thể lựa chọn mô hình sau:
- Công ty cổ phần, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh phù hợp với nhu cầu liên kết hợp tác
- Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và doanh nghiệp tư nhân phù hợp với người muốn tự mình chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh
Thông tin về địa điểm hoạt động kinh doanh chính
Địa điểm hoạt động kinh doanh chính chính là trụ sở chính hoạt động của công ty, địa điểm này phải đảm bảo chính xác từng ngóc ngách và có nguồn gốc rõ ràng, không có trách chấp. Các thông tin đó gồm:
- Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn
- Xã/Phường/Thị trấn
- Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh
- Tỉnh/Thành phố
Thông tin về vốn điều lệ dự kiến
Thường luật không quy định mức tối thiểu và tối đa nhưng quý khách hàng cung cấp ngành nghề để chúng tôi biết được mức vốn bao nhiêu là phù hợp với quý khách để đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình.
Thông tin về ngành nghề kinh doanh dự kiến
Để đảm bảo cung cấp đầy đủ ngành nghề kinh doanh của mình, quý khách hàng phải biết được những hoạt động kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh mình muốn tiến hành để chúng tôi Tham khảo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ: Ban hành Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam đưa ra mã ngành phù hợp.
Thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty, thông tin của thành viên, cổ đông, chủ sở hữu công ty
Quý khách hàng vui lòng cung cấp theo cập nhật tại CMND/CCCD/Hộ chiếu mới nhất và còn thời hạn.
Đối với thông tin kế toán trưởng cũng phải cung cấp tương tự nhưng có thể cung cấp sau.
Những lưu ý về thành phần hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Để chuẩn bị trọn bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp, cần lưu ý và xếp theo từng giấy tờ theo đúng danh mục đã được quy định và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Từng mô hình sẽ chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp trọn bộ như sau:
Đối với doanh nghiệp tư nhân
- (1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – Mẫu Phụ lục I-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
- (2) Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu đối với chủ doanh nghiệp tư nhân
- (3) Giấy ủy quyền cho người đại diện cho chủ sở hữu thành lập công ty
Đối với công ty hợp danh
(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – Mẫu Phụ lục I-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;
(2) Điều lệ công ty;
(3) Danh sách thành viên;
(4) Bản sao các giấy tờ sau đây:
- CMND/CCCD/Hộ chiếu đối với thành viên công ty là cá nhân;
- Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thành lập đối với thành viên công ty là tổ chức;
- CMND/CCCD/Hộ chiếu đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền (ủy quyền cho mọi hoạt động của công ty trong tương lai).
Nếu thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
(1) Giấy đề nghị đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên – Mẫu Phụ lục I-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;
(2) Điều lệ của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu hoặc Điều lệ của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu;
(3) Bản sao các giấy tờ sau đây:
- CMND/CCCD/Hộ chiếu đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
- CMND/CCCD/Hộ chiếu đối với đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận thành lập đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); CMND/CCCD/Hộ chiếu đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền (Thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty trong tương lai). Lưu ý: Đối với chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
(4) Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là đại diện theo pháp luật của công ty
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
(1) Giấy đề nghị đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên – Mẫu Phụ lục I-3 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;
(2) Điều lệ của công ty trách ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
(3) Danh sách thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên – Mẫu Phụ lục I-6 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;
(4) Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực của các thành viên và của những người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức:
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
- Đối với thành viên là tổ chức: Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, Điều lệ hoặc tài liệu tương đương khác.
(5) Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty được thành lập bởi Nhà đầu tư nước ngoài hoặc Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài;
(6) Bản sao Văn bản ủy quyền cho cá nhân đại diện của thành viên là tổ chức
Đối với công ty cổ phần
(1) Giấy đề nghị đăng ký công ty cổ phần – Mẫu Phụ lục I-4 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;
(2) Điều lệ của công ty cổ phần;
(3) Danh sách cổ đông sáng lập của công ty cổ phần (mẫu Phụ lục I-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
(4) Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài – Mẫu Phụ lục I-8 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;
(5) Bản sao các giấy tờ sau đây:
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân (thẻ Căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác) đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
- Giấy tờ pháp lý của tổ chức (Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương khác) đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;
- Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
(6) Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là đại diện theo pháp luật của công ty
Hồ sơ phải được chuẩn bị đầy đủ về nội dung, hình thức và có chữ ký của người liên quan theo quy định mới đủ căn cứ để nộp hồ sơ lên cơ quan giải quyết thành lập doanh nghiệp. Để đảm bảo bước nộp hồ sơ nhanh và tiết kiệm nhất, người nộp hồ sơ nên chuẩn bị 02 bản hồ sơ:
- Hồ sơ bản cứng: Bản giấy in ra và có chữ ký tươi
- Hồ sơ bản điện tử: Bản scan từ bản giấy in ra và có chữ ký tươi.
Hướng dẫn nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp online
Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc nộp trực tuyến tùy theo tình trạng hồ sơ của công ty muốn thành lập có khó không. Tuy nhiên, hiện nay tại các Sở kế hoạch và đầu tư đều tiếp nhận hồ sơ online với ký số hồ sơ qua tài khoản Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Để hồ sơ được chuyên viên tiếp nhận và xử lý, quý khách hàng vui lòng chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Tạo tài khoản của người nộp hồ sơ tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Cần có giấy tờ hợp pháp của người nộp hồ sơ và xác nhận tài khoản qua email
Thường mất 01 ngày để tạo tài khoản vì phải chờ xác nhận từ cơ quản chủ quản của trang web này.
Bước 2: Tiến hành kê khai thông tin của công ty theo các trường thông tin trên hệ thống, đồng thời, tải văn bản điện tử (Bản scan) lên hệ thống
Tên phải được đặt đúng như tên văn bản giấy
Tài liệu bản giấy và kê khai thông tin phải khớp nhau
Bước 3: Tiến hành ký xác nhận hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh và nộp phí, lệ phí đăng nghiệp
Tài khoản đăng ký ở cổng thông tin quốc gia sẽ được ký số khi đã được xác nhận
Việc thanh toán sẽ phải có thẻ ngân hàng và dịch vụ internet banking
Bước 4: Nhận giấy biên nhận và hẹn trả kết quả
Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Bước 5: Nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Thường hồ sơ sẽ nhận bằng đường bưu điện và yêu cầu người nộp hồ sơ phải đăng ký nhận hồ sơ thông qua đường bưu điện.
Mỗi một loại hình doanh nghiệp tương ứng với một bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp phải hợp lệ thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới đủ căn cứ để cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu. Bởi vậy, cần phải soạn thảo cẩn thận để tránh những sai sót nhất định làm gián đoạn đến việc xin cấp phép của mình. Hi vọng bài viết này của Đức Khôi sẽ giúp ích cho nhiều người nhé!
